Cześć

Myślałem, że to niemożliwe. Jednak się myliłem. Znalazłem narzędzie, które jest dla mnie idealne i to już
w darmowej wersji! Zacznijmy od początku.

Od bardzo długiego czasu testowałem wiele narzędzi, do zarządzania zadaniami (między innymi JIRA, TFS (Azure-Devops), Trello, asana, aha!, Nozbe itd.). Głównie dlatego, że gdy probowałem przejść z tablicy suchościeralnej lub zeszytu do planowania w narzędziu dochodziłem do ściany. Ścianą była obsługa narzędzia i jego ograniczenia. Za każdym razem, musiałem mój styl zarządzania zadaniami dostosowywać do procesu z narzędzia. Bardzo mi się to nie podobało, więc korzystałem z analogowej formy mimo jej wielu wad.

Podczas kursu o produktywności zostało polecone mi narzędzia „Asana”. To był pierwszy krok do rewolucji. Narzędzie przyjemne, dość elastyczne i całkiem bogate już w darmowej wersji.

Jednak często potrzebowałem innych form wyświetlania moich planów i konfiguracja tego w asanie nie należy do najprzyjemniejszych (ponieważ sposób graficznego przedstawienia Twoich planów wybierasz na początku). Dodatkowo brakowało mi takich funkcji jak możliwości estymacji zadań i tworzenia check-list, które uwielbiam robić.

Zbawienie

Mój mesjasz przyszedł do mnie niespodziewanie. Podczas pogawędki z kolegą zachwycałem się możliwościami Asany i rozmawiałem o problemach, które napotkałem. Znalazł na nie rozwiązanie, które zarekomendował mi tymi słowami:

Byłem zachwycony Asaną. Nigdy nie chciałem planować w niczym innym, aż ktoś powiedział, że nie podpisze kontraktu, jeżeli będzie musiał w pracować w Asanie. Według umowy musieliśmy pracować w Clickup, a ja go pokochałem po pierwszym planowaniu.

Cytaty z rozmowy

Osobą tą był rzekomo tajemniczy „Mistrz produktywności”. Nie dziwię się teraz, że tak bardzo polecał to narzędzie. Poza brakującą wizualizacją jest jeszcze ogromna liczba funkcji, których można użyć nawet w darmowej wersji.

Co wyróżnia Clickup

Narzędzi do planowania jest bardzo dużo i mało które wyróżnia się czymś szczególnym. Moim zdaniem Clickup ma dużo ciekawych funkcji już w darmowej wersji. Zakup wyższego planu pozwala Ci planować więcej i zapewnia dostęp do bardzo ciekawych rozszerzeń oraz integracji.

Organizacja zadań

Struktura organizacji zadań w Clickup jest dość złożona, lecz dla mnie wydaje się dość naturalna.

Podstawą są Workplace – które stanowią widok „organizacji” i w ramach nich wykupujemy płatne plany. Kolejne są Spaces – czyli przestrzenie. Osobiście wykorzystuje je jako pewne obszary projektowe np. dom, rozwój, biznes, przyszłość czy dział IT-rozwój. Następny poziom to foldery – które, w moim przypadku wykorzystuję jako projekty (np. Blog – analizatozalezy.pl). Foldery porządkują listy, które są ostatnim poziomem, w ramach którego możesz porządkować zadania (ja wykorzystuję je jako np. lista – 60 sekund z analizą). W ramach list są umieszczone zadania, które mogą posiadać pod zadania oraz check-listy.

Moim zdaniem taka struktura daje dużą dowolność w sposobie planowania. Przy tak giętkiej strukturze wykorzystasz wiele popularnych metodyk, więc można dostosować prawie każdy styl zarządzania zadaniami.

Wizualizacja zadań i planów

Sposobów na wyświetlanie Twoich planów masz bardzo dużo. Zadania możesz wyświetlać w ramach przestrzeni, folderu i listy. Do tego masz rozmaite formy prezentacji od zwykłej listy, po kalendarze, wykres Ganta, Timeline, Mindmape czy klasycznego board.

W ramach każdego z widoków możesz ustawić filtry, sposób grupowania i to zmienia całkowicie użyteczność danego widoku. Raz ustawione filtry i grupowania możesz zapisać jako widok dedykowany dla danej listy (dla Ciebie lub całej drużyny).

Checklisty

W wielu narzędziach, aby uzyskać efekt check-listy, musiałem tworzyć pod-zadania. Nie było to może wielkim problem na początku, jednak trudno jest odróżnić pod-zadanie od elementu check-listy, gdy zadań pojawia się dużo. Dodatkowo bardzo lubię porządek i re używalność elementów. Check-listy wraz z szablonami sprawdzają się idealnie w moim przypadku.

Szablony

Częścią standaryzacji mojej pracy są re używalne szablony. Stosuję je zarówno w analizie, jak i planowaniu zadań zespołu i pracy własnej. Zasada jest prosta – „Po co wymyślać ponowie koło na nowo”. Dlatego często je wykorzystuje. Szablony stosuje w wielu obszarach od np. zadań na początku projektu, po tak proste zadania, jak wyjazd do rodziców z psem (zadanie z check-lista co mam zabrać). Clickup umożliwia stworzenie szablonu zarówno dla pojedynczego zadania czy check-listy, jak i całego Workspace.

Może wydawać się, że na początku zajmuje sporo czasu przygotowanie takich szablonów. Też tak myślałem, tymczasem wróciłem kiedyś do wykonanych i przygotowanych zadań i na ich podstawie stworzyłem część
z szablonów. Coś, co zajmowało mi kiedyś 5-10 minut teraz zajmuje mi 30 sekund.

Dodatkowo twórcy aplikacji przygotowali wiele szablonów, które możesz wykorzystać w swojej pracy. Jeżeli pracujesz w języku polskim, będą wymagać przetłumaczenia i dostosowania do twoich potrzeb.

Status

Czy kiedyś podczas pracy w projekcie doszedłeś do chwili, gdzie wraz z zespołem doszliście do wniosku, że należy dodać dodatkowy status do zadań, ponieważ to ułatwi wam zarządzanie zadaniami? Ja tak. Pracowaliśmy wtedy
w narzędziu, w którym taka zmiana to wyprawa do piekła, a po drodze jest dolina pełna wściekłych goblinów, ogrów, trolli i orków. Dlatego zrezygnowaliśmy z tego pomysłu i stworzyliśmy substytut w postaci specjalnego tagu. Rozwiązanie było dość kulawe, ale działało.

W Clickup zmiana statusów jest dziecinnie prosta i można zrobić ją na każdym etapie projektu. Wystarczy wybrać folder i wejść w ustawienia statusów. Następnie musisz wykonać zmiany i zapisać.

Clickup sprawdzi, czy Twoje nowe statusy pokrywają się ze starymi, jeżeli nie pokrywają się, poprosi Cię
o dopasowanie starych statusów do nowych.

Estymacja zadań

Teraz główny problem, z którym przyszedłem do Clickup, czyli estymacja zadań. W wielu darmowych narzędzia nie ma tej opcji lub wymaga specjalnych pól, które czasami nie do końca spełniają swoją funkcję.

Tutaj zawsze (także w wersji darmowej) masz pole, do którego możesz wprowadzić ile czasu zajmie Ci całe zadanie. Gdy estymujesz pod-zadania, to do zadania głównego dodawany jest czas! Dodatkowo masz specjalny widok Workload, gdzie sprawdzisz, ile czasu zaplanowałeś w tym tygodniu dla danej osoby.

Śledzenie czasu

Toggle to świetna aplikacja, która pozwala dość efektywnie mierzyć czas. Jedyny jej problemem jest to, że nie pozwala na jego planowanie. W Clickup, który służy głównie do planowania, masz możliwość śledzenia czasu. Daje to pewien poziom grywalizacji dla zadań cyklicznych oraz umożliwia podgląd na poziom wykorzystania estymowanego przez Ciebie czasu.

CZARNY MOTYW!

Nie widzę, żadnej wspólnej i istotnej funkcjonalności w większości aplikacji, z których korzystam, POZA czarnym motywem! Oszczędza on wzrok i powoduje dużą różnicę, gdy przesiadujemy przed komputerem dużą część dnia.
W tej aplikacji jest czarny motyw i stanowi on kolejną przewagę nad częścią aplikacji, które znam.

CELE

Planowanie, estymacja, mierzenie, statusy, lecz po co to wszystko? W moim przypadku, aby realizować pewne zamierzone cele. W Clickup mam możliwość określenia celu oraz warunków jego osiągnięcia, co pozwala mi raz wyznaczone cele osadzać w czasie i mierzyć stopień ich osiągnięcia.

Integracje

W życiu codziennym oraz pracy wychodzi ze mnie natura analityka, wszystko najchętniej bym zoptymalizował tak, aby praca była zrobiona a ja wypoczęty. Dlatego bardzo lubię integracje i automatyzacje. W tej aplikacji jest ich pod dostatkiem, co pozwala stworzyć uporządkowane środowisko pracy.

Prawie wszystkie integracje w Clickup wymagają od nas jedynie zalogowania się do integrowanego serwisu
oraz nadaniu pewnych uprawnień. Osobiście ostatnio testuję integrację ze skrzynką e-mail, która pozwala z poziomu komentarza do zadania wysyłać wiadomość e-mail i następnie prowadzić całą korespondencję w ramach tego zadania. Wydaję się dość banalne, jednak bardzo porządkuje tematy rozmów i pozwala odciąć się od Outlook oraz zachować uporządkowaną historię rozmowy.

Narzędzia do migracji

Jeżeli uważasz, że Clickup to ciekawe narzędzie, to mam jeszcze jedną funkcję, która pomoże Ci podjąć decyzję
o przejściu do tego narzędzia. Jest to migracja zadań z innych narzędzi. Wystarczy wskazać narzędzie,
z którego obecnie korzystasz i zalogować w nim. Następnie zostaje dość prosta konfiguracja i wskazanie przestrzeni, w której ma zostać zapisany import. Teraz czekasz parę minut i wszystkie projekty, zadania, komentarze i załączniki są w Clickup. Mnie przejście z Asany do Clickup zajęło dokładnie 3 minuty.

Czy to narzędzie doskonałe?

Zdecydowanie Clickup nie jest doskonały. Jest wiele rzeczy, które warto poprawić. Jak chociażby pewne niedoróbki w wersji webowej, które potrafią przysporzyć ręcznej pracy. Kolejny problem to brak Polskiej wersji językowej, której brak może być przeszkodą dla niektórych osób czy firm. Jednak największym problemem jest dla mnie aplikacja mobilna, która do złudzenia przypomina wersję web. Niestety doświadczenie projektowe wielokrotnie mi pokazały, że do projektowania interfejsów pod urządzenia mobile trzeba innych umiejętności i innego wyczucia. Tego wyczucia właśnie zabrakło w tym wypadku, według mnie nie używa się jej zbyt efektywnie i w dodatku często się w niej gubię. Niestety na minus również fakt, że przez pierwsze miesiące na moim telefonie nie działała poprawnie (Xiomi mi 9t).

Czy to dla Ciebie?

Wymieniłem bardzo dużo funkcji, parę wad i zalet Clickup. Jednak czy to aplikacja dla Ciebie? Nie wiem, sam musisz sobie na to odpowiedzieć. Mnie osobiście bardzo ułatwia cały proces planowania zarówno życia domowego, jak i projektów. Ciężko by było mi wrócić ponownie do tablicy i notesu, a zapewne i relacje z moją rodziną by się pogorszyły (dzięki tej aplikacji przestałem zapominać o ważnych rzeczach dla innych….).

Czy warto z niego korzystać lub przynajmniej założyć konto i sprawdzić czym jest? Zdecydowanie tak!

Osobiście jestem zadowolony. Od paru miesięcy wykorzystuję go do projektów firmowych, prywatnych oraz ostatnio zaczęliśmy z niego korzystać przy projekcie w Akademii Leona Koźmińskiego. Dobrze się sprawdza przy planowaniu i pozwala nieco ułatwić komunikację oraz organizację zadań w zespole.

Mocno się rozpisałem w tym wpisie. Sprawdź to na sobie, zakładając darmowe konto.